... der Messe München intelligent - Eine Success Story

Gemeinsam mit dem Online-Medien Spezialist ROYAL MEDIA GmbH & Co. KG hat die Messe München eine Formularlösung auf Basis intelligenter PDF-Dokumente entwickelt.

Eine Dokumentation anhand eines Interviews mit dem Messe-„Urgestein“ Herrn Gerhard Stephan, Stellvertretender Leiter der Abteilung Marketing & Kommunikation für die Messen bauma, transport logistic, IFAT, CERAMITEC, Bauzentrum Poing.

Über die Messe München
Der Aussteller-Service bei der Messe München
Probleme und hohe Kosten in der Verwaltung
Entscheidung für digitales Formularwesen – PDF-Formulare als Antwort auf komplexe und teure Abläufe
Erstellung der Online Formulare über eine digitale Produktionsdrehscheibe
Intelligente Aussteller-Service CD
Erhebliche Erleichterung beim Ausfüllen der Formulare – Das Formular, das für den Aussteller mitdenkt
Kosten gesenkt – Vorgänge beschleunigt – Verwaltung optimiert

 

Die Messe München hat sich seit Ihrer Gründung im Jahr 1964 zu einer der wichtigsten internationalen Messestandorte entwickelt. Mit rund 40 Fachmessen für Investitionsgüter, Konsumgüter und Neue Technologien ist die Messe München eine der weltweit führenden Messegesellschaften. Dank modernster öffentlicher Infrastruktur ist München international optimal angebunden. Über 30.000 Aussteller aus mehr als 100 Ländern und mehr als zwei Millionen Besucher aus über 200 Ländernnehmen jährlich an den Veranstaltungen in München teil.

Darüber hinaus veranstaltet die MMI Fachmessen in Asien, dem Mittleren Osten sowie Südamerika. Die Messe München unterhält neben dem hochwertigem Messeportfolio das angegliederte Internationale Congress Center München (ICM) und das Veranstaltungscenter M,O,C, zur Durchführung von Gast- und Kooperationsveranstaltungen.

 

Effektives Messe-Management hängt von einem schnellen, effizienten und vor allem sicheren Informationsaustausch zwischen allen Parteien ab. Die jährlich etwa 40 Fachmessen in München sowie die internationalen Fachmessen in Asien, dem Mittleren Osten sowie Südamerika werden von Schaltzentrale der Messegesellschaft München organisiert und durchgeführt. Es bedarf einer Vielzahl anFormularen, um sicherzustellen, dass jeder Aussteller den von Ihm benötigten Service erhält und sich dabei gleichzeitig an die technischen Richtlinien und Vorgaben der Messegesellschaft hält. Aussteller-Serviceformulare müssen für jede Messe und in jedem Jahr neu produziert werden. Nach der Messe ist vor der Messe. In den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch werden für jede Messe jedes Jahr Ausstellerservice-Formulare produziert. Die Aussteller-Service Formulare können je nach Messe bis zu 200 Seiten enthalten und umfassen Bereiche wie Allgemeine technische Richtlinien, Sicherheit, Elektroinstallationen, Standkonstruktionen u.ä.

 

Das vielfältige Geflecht aus Ausstellern und Dienstleister bedarf präziser und eindeutiger Kommunikationswege und -mittel. Für die Verwaltung der Messe München bedeutet dies, dass ständig umfangreiche Formularsammlungen erstellt und bearbeitet werden müssen. Ein immer wiederkehrendes Problem war dabei, dass viele Daten fehlerhaft waren, entweder weil die Handschrift unleserlich war oder nicht alle Felder korrekt ausgefüllt waren. Hinzu kam der stetige Anstieg der Ausstellerzahlen, die immer stärker gewordene internationale Ausrichtung der Messe, die immer zeitaufwändigere Bearbeitung durch Nachtelefonieren – auch ins Ausland – sowie letztlich die immer höherwerdenden Produktionskosten (Layouterstellung in mehreren Sprachen und Druckkosten) bedeuteten einen immensen Kostenfaktor, den es auf drastische Weise zu reduzieren galt, um international konkurrenzfähig zu bleiben.

 

PDF-Formulare als Antwort auf komplexe und teure Abläufe

Auf der Suche nach mehr Effektivität führte die Messe München eine Organisationsuntersuchung durch, um diejenigen Bereiche zu identifizieren, in denen man mit IT-Lösungen bestehende Abläufe optimieren und letztlich Kosten sparen konnte. Schnell kristallisierte sich dabei heraus, dass eine Digitalisierung des Formularwesens nicht nur der Messe München mehrere entscheidende Vorteile sondern – durch eine intelligente Gestaltung – auch den Ausstellern eine komfortablere Nutzung bieten konnte. Mit dem Online Medien-Spezialisten ROYAL MEDIA und langjährigen Partner in der Mediendienstleistung (ROYAL MEDIA ist Partner der Fa. Adobe und verfügt über mehr als 10 Jahre Know-How im Bereich Online-Formulare) entwickelte die Messe München – federführendunter der Projektleitung von Herr Gerhard Stephan, stellvertr. Leiter Marketing und Kommunikation – das Projekt „Digitale Formulare“. Zielvorgabe der Messe München an die ROYAL MEDIA war, alle bisher anfallenden Papierformulare durch digitale Formulare zu ersetzen, welche mit einer Software ohne Kosten für den Anwender auf allen Soft- und Hardwareplattformen bearbeitet werden können, und darüber hinaus den langwierigen und abstimmungsintensiven Produktionsprozess zu optimieren. Im ersten Schritt galt es sich für eine Software-Lösung zu entscheiden, die den komplexen Anforderungen gerecht wurde. Adobe Acrobat Professional 8.0 wurde dabei schnell als die präferierte Lösung ins Auge gefasst. Gerhard Stephan begründete die Entscheidung fürAdobe als Softwarepartner folgendermaßen: „Adobe PDF ist ein De-facto-Standard, auf den man sich verlassen kann. Das PDF-Format ist ein ISO-zertifiziertes Format (Langzeitarchivierung, Datenaustausch) und gilt international als Standard-Datenformat für die Druckproduktion.“ Walter Prechtl, zuständiger Projektleiter, Mitglied der Geschäftsleitung und zuständig für den Bereich OnlineMedien/Mediendatenbanken bei ROYAL MEDIA ergänzt: „Die Messe München benötigte eine absolut sichere Lösung für Ihr Formularwesen, die neben dem Aspekt der Kostenreduktion auch eine nachhaltige Verbesserung der Qualität der Arbeitsprozesse bewirken konnte“.

 

... über eine digitale Produktionsdrehscheibe

Im Zuge der Digitalisierung der Formulare sollten die Formulare nicht nur so benutzerfreundlich wie möglich, sondern der sehr abstimmungsintensive Produktionsprozess für die Messe München auch so effektiv, transparent und einfach wie möglich gestaltet werden. Die Herausforderung für die beauftragte ROYAL MEDIA bestand also darin, die bestehenden Print-Formulare in intelligente Online-Formulare umzuwandeln, und gleichzeitig auch den sehr zeitaufwändigen Produktions-Workflow mit der Messe München zu optimieren. Möglich war dies durch den Einsatz der ebenfalls von ROYAL MEDIA aufgesetzten Mediendatenbank mit angeschlossener Produktionsdrehscheibe. Mithilfe der Produktionsdrehscheibe werden die PDF-Formulare in einem komplett digitalen Workflow mit der Abteilung Marketing und Kommunikation der Messe München erstellt. Die Mediendatenbank, die auf der Homepage der Messe München in eingeschränkter Version auch öffentlich zugänglich ist, kristallisierte sich als wesentlicher Kostenreduktionsfaktor bei derErstellung der Austellerservice-Formulare heraus. Die in mehreren Sprachen angelegten Formulare werden anfangs einzeln über die Produktionsdrehscheibe bearbeitet, d.h. Änderungen und Korrekturen werden elektronisch eingepflegt. Um sicherzustellen, dass nicht mehrere Korrekturversionen im Umlauf sind, können die Formulare nur nacheinander bearbeitet werden. Jeder Berechtigte bei der Messe München und dem ausführenden Unternehmen ROYAL MEDIA kann alle Arbeitsschritte jederzeit und an jedem Ort über ein Internetfähigen Arbeitsplatz einsehen. Am Ende der Korrekturphase werden die einzeln erstellten PDFs in ein einziges Dokument zusammengeführt; dann erst wird mit der Programmierung der Eingabefelder begonnen.

 

Mit der Nutzung der Produktionsdrehscheibe und der damit verbundenen Verkürzung des Produktionszyklus sowie dem Umstellen der Print-Formulare auf Online-Formulare war nur ein Teil des ausgegebenen Projektziels erreicht. Die neu erarbeitenden Formulare sollten nun von ROYAL MEDIA zum Zwecke des richtigen Ausfüllens auch noch intelligent gemacht werden. Dabei wurden alle Formulare, je nach Inhalt und Vorgabe der jeweiligen Messe, von ROYAL MEDIA, mit Funktionalitäten und interaktiven Bedienungsfeldern ausgestattet. Im PDF wurden Plausibilitätskontrollen hinterlegt, welche das manuelle Überprüfen von Angaben für die Messe München überflüssig machen. Die Aussteller, dagegen, sollten beim Ausfüllen der Formulare logisch geführt werden. Ausgeführt wurden diese Arbeiten mit dem Adobe AcrobatProfessional 8.0. Das Endprodukt der Kooperation zwischen der Abteilung Marketing und Kommunikation der Messe München und der ROYAL MEDIA ist eine Master-CD, welche alle benötigten Formulare für die jeweils entsprechende Messe sowie eine ebenfalls speziell auf jede Messe programmierte Einführungsmaske enthält.

Das Formular, das für den Aussteller mitdenkt.

Beim Einlesen der für Windows und Mac kompatiblen CD, erhält der Aussteller zunächst genaue Bedienungshinweise (in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch), mit denen er intuitiv durch die Aussteller-Serviceformulare navigieren kann. Des Weiteren ist auf der CD – als zusätzlicher Service für die Aussteller – ein animiertes und interaktives Angebot der messeeigenen Standbaufirma Meplan enthalten. Diese ermöglicht den Ausstellern ohne eigenen Messebauer einen Stand sofort online zu konfigurieren und gleichzeitig die gewünschte Ausstattung zu bestellen. Mit dem individuell auf jede Messe zugeschnittenen Messestandkonfigurator können die Aussteller unverbindlich Ihren individuellen Messestand online konfigurieren und die Kosten ausrechnen. Die zum Bearbeiten der PDF-Formulare benötigte Software, Adobe Acrobat Reader, kann von der Adobe Homepage kostenlos heruntergeladen werden. Der Adobe Reader ermöglicht das Online-Ausfüllen und anschließende Ausdrucken der Formulare. Eine Speicherung der eingebenen Daten ist über die Adobe Acrobat Vollversion oder über den Adobe Acrobat Reader 8.x möglich.

Die intelligente Gestaltung der PDF-Formulare bedeutet für den Aussteller, dass er nur in die für ihn vorgesehenen Felder Eintragungen vornehmen kann. Vorausgesetzt er gibt seine am Anfang der Formularsammlung abgefragtes Kundenprofil (Stammdateneingabe) ein. Bei Missachtung dieser Anforderung ist ein weiteres Ausfüllen der Formulare nicht möglich. Einmalig eingegeben, werden diese Daten automatisch in den entsprechenden Feldern der übrigen Formularseiten übernommen. Die bereits ausgefüllten Formulare werden automatisch im Inhaltsverzeichnis mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Gleichzeitig werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und eingetragene Summen automatisch miteinander verknüpft. Kreuzt ein Aussteller beispielsweise ein entsprechendes Feld im Formular an, weist das Formular daraufhin, dass auch die entsprechende Anlage ausgefüllt werden muß. So werden Fehler vermieden, die versehentlich vorkommen und im herkömmlichen Prozess oftmals zu Fehlinterpretationen geführt haben. Ein weiterer Vorteil der digitalen Formulare ist die bequeme Suchfunktion. Der Aussteller kann ohne viel Aufwand finden, was er im Speziellen sucht. Durch die verknüpfte Druckfunktion wird vermieden, dass andere notwendige Formularteile wie etwa Grundrissskizzen beim Ausfüllen nicht vergessen werden.

 

... Vorgänge beschleunigt, Verwaltung optimiert

Seit Mitte 2005 sind die E-Formulare bei der Messe München Realität. „Mit ROYAL MEDIA, der Produktionsdrehscheibe in der Mediendatenbank und der Adobe-Technologie haben wir es optimal geschafft unsere Verwaltungsabläufe zu digitalisieren, Bürokratie abzubauen, Kosten einzusparen und letztlich die Leistungsfähigkeit unserer Verwaltung zusteigern,“ resümiert Gerhard Stephan, stellvertretender Leiter Marketing und Kommunikation bei der Messe München,“ zufrieden. „Es freut mich besonders, dass bei der Umstellung auf Online-Formulare nicht nur die Messe München, sondern auch die Aussteller erheblich profitiert haben. Solange kein internationaler Standard für elektronischeSignaturen gültig ist, ist unser Endziel, die total digitale Abwicklung des Aussteller Service, leider noch nicht möglich. Ich bin mir aber sicher, dass das dazu benötigte Verfahren, nämlich die zweifelsfreie Nachweisbarkeit der Identität des Ausstellers, bald keine Zukunftsmusik mehr sein wird.“

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